Kẹp file là một trong những yếu tố thuộc bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp. Khi sử dụng kẹp file được thiết kế và in ấn độc quyền, những thông tin cơ bản về doanh nghiệp sẽ được gián tiếp giới thiệu đến đối tác, khách hàng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu kĩ về kẹp file và những điều cần lưu ý khi thiết kế, in ấn!

Kẹp file là gì?

Kẹp file có tên thuần Việt là kẹp tài liệu. Chúng thường được làm từ các loại giấy cứng, định lượng cao. Hiểu đơn giản, chúng có thể đựng mọi tài liệu, ấn phẩm quảng cáo của doanh nghiệp trước mặt khách hàng, đối tác. Những ấn phẩm này có thể là: Name card, tờ rơi, tờ gấp, bảng báo giá, brochure, … Kẹp file làm rất tốt công dụng đựng tài liệu, giữ cho tài liệu luôn phẳng phiu, không bị cong mép, nhàu xước. có tính chất như một “chiếc túi” để đựng hồ sơ kinh doanh, dự án, hợp đồng, … nhằm mục đích bảo quản, thuận tiện cho việc phân loại. Bên cạnh đó, khi sử dụng kẹp file đẻ đựng các hồ sơ kinh doanh, hợp đồng hợp tác, ... chúng sẽ giấy tài liệu được phân loại rõ ràng, làm tăng tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

Công dụng của kẹp file:

• Thông qua các hình ảnh, nội dung, thông điệp được thiết kế ở mặt ngoài của kẹp file, doanh nghiệp có thể dễ dàng cung cấp thông tin đến khách hàng, đối tác nói chung.
• Với những phiên bản kẹp file được thiết kế độc quyền cho doanh nghiệp, chúng sẽ là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tạo được thiện cảm, khắc họa rõ bộ nhận diện thương hiệu với khách hàng, đối tác.
• Bên cạnh đó, việc sử dụng kẹp file chuyên nghiệp sẽ giúp cho nội bộ công nhân viên trong doanh nghiệp tự cảm thấy tự hào vì sự chuyên nghiệp, tính quy mô của doanh nghiệp được gia tăng, chứng minh qua những công cụ cơ bản này.

Các thông tin thường có trên kẹp file

Các ấn phẩm quảng cáo trong doanh nghiệp luôn luôn được tận dụng triệt để, phục vụ cho mục đích tăng độ nhận diện của thương hiệu. Kẹp file cũng mang tính chất như thế, các thông tin trên kẹp file luôn được chọn lọc kỹ lưỡng, trở thành cầu nối giữa doanh nghiệp với đối tác, khách hàng.

Với bề mặt và kích thước của một tờ rơi khổ lớn, kẹp file có thể chứa đựng nhiều thông tin, hình ảnh khác nhau. Thông thường, các thông tin thường có trên kẹp file là: logo, slogan, tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp, ... Nếu kẹp file phục vụ cho các dự án lớn, thông tin có thể bổ sung là về chính dự án này, những thông tin cơ bản, mang tính chất kích thích khách hàng, đối tác đọc tài liệu bên trong kẹp file. Sự thành công khi sử dụng kẹp file của doanh nghiệp là sẽ giúp doanh nghiệp truyền tải những thông điệp tiềm ẩn, những giá trị vô hình dến khách hàng, đối tác bên cạnh những giá trị hiện thực là các thông tin cần biết.

Làm thế nào để thiết kế được một kẹp file chuyên nghiệp

Lựa chọn kích thước kẹp file phù hợp: Tùy vào mục đích sử dụng để có thể lựa chọn được kích thước thích hợp nhất.

Cũng giống như các ấn phẩm khác của doanh nghiệp, kích thước của kẹp file vô cùng đa dạng. Tuy nhiên, các khổ giấy thường được sử dụng là A4, A5, A6. Nếu sử dụng khổ giấy A7 thì kẹp file quá nhỏ, không đáp ứng được yêu cầu chứa đựng tài liệu. Ngược lại, nếu sử dụng khổ giấy A3, kẹp file sẽ quá to, khó khăn trong quá trình sử dụng. Cùng với đó, với các khổ giấy, kẹp file thường được làm to hơn một chút. Ví dụ, mang khổ giấy A4, nhưng để chứa được những tài liệu trên kích thước giấy A4 (220cmx310cm) thì kẹp file sẽ có kích thước 220cmx320cm. Tương tự với các khổ giấy khác.

Một điểm cần chú ý khi thiết kế kẹp file là lựa chọn kích thước và vị trí tai cài của kẹp file. Tai cài cần đảm bảo tính chất giữ cho kẹp file được cố định, tài liệu bên trong không bị xô lệch, rơi ra. Số lượng tai cài trên một kẹp file có thể từ 1 - 2 cái, tùy vào kích thước của kẹp file.

Tối giản hóa thiết kế, đảm bảo tính hài hòa của tổng thể kẹp file: Một kẹp file với công dụng chính yếu dùng để chứa đựng tài liệu bên trong nó thì không nên quá lòe loẹt, tham lam tiểu tiết, vì như thế sẽ gấy rối mắt, khó chịu cho người nhìn. Nên lựa chọn những màu sắc tương đồng với màu sắc chủ đọa của doanh nghiệp, căn chỉnh độ ấm, độ bão hòa để màu trở nên dịu nhẹ, mang cảm giác tươi mới.

Nội dung trên kẹp file là nội dung rút gọn, cô đọng nhất, tránh rườm rà, dài dòng.

Các lưu ý khi in kẹp file

Chất liệu giấy dùng để in kẹp file quyết định rất lớn đến chất lượng của kẹp file. Các loại giấy thường được ưu tiên sử dụng là: Couches, Ivory, Bristol, ... với đa dạng các định lượng khác nhau, chỉ cần đảm bảo độ chắc chắn cho kẹp file. Định lượng phổ biến là 250-350gsm. Để tạo điểm khác biệt cho kẹp file, ngoài các loại giấy, doanh nghiệp có thể lựa chọn làm kẹp file từ nhựa, nhựa trong suốt, ... 

Kỹ thuật in và gia công kẹp file cũng không quá cầu kỳ. Ba kỹ thuật in thường được ưu tiên sủ dụng là in offset 4 màu, in 2 mặt hoặc 1 mặt tùy theo yêu cầu và mục đích sử dụng. Những kỹ thuật gia công cũng không đặc biệt quan trọng, nhưng để tạo sự khác lạ cho người nhìn, người ta thường lựa chọn gia công bế, xén, dán, gấp thành phẩm. Từ đó kẹ file trở nên chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

Trên đây là những điều bạn cần biết về kẹp file. Căn cứ vào mức độ quan trọng của các cuộc gặp mặt đối tác, khách hàng, kẹp file được thiết kế và in ấn độc quyền thường xuyên được các doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Điều này quyết định rất lớn đến tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.