Bất cứ doanh nghiệp nào đều phải có một bộ hồ sơ năng lực riêng bởi nó được xem như là kênh kết nối đầu tiên khi gặp gỡ khách hàng từ đó giúp họ dễ dàng lưu trữ thông tin về bạn để tiện liên lạc khi làm việc. Vậy hồ sơ năng lực công ty là gì? Có lợi ích như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin chi tiết nhất cho bạn nhé!

1. Hồ sơ năng lực công ty là gì ?

   Một cuốn hồ sơ năng lực công ty được thiết kế dưới dạng một cuốn sách nhỏ với mục đích giới thiệu tóm tắt về công ty, lĩnh vực kinh doanh, các thế mạnh, sản phẩm – dịch vụ, khách hàng và các dự án của công ty đã thực hiện. hồ sơ năng lực công ty giúp khách hàng & đối tác tìm hiểu nhanh chóng về công ty.

2. Cách viết nội dung hồ sơ năng lực công ty gồm những nội dung nào?

1. Thông tin chung về công ty: Tên công ty, năm thành lập, sơ đồ tổ chức, lĩnh vực kinh doanh, giấy phép kinh doanh, địa chỉ trụ sở chính công ty, website, hotline, email, sứ mệnh, nhiệm vụ, mục đích, mục tiêu, thông điệp.

   Nhân sự của công ty: giới thiệu về các thành viên chủ chốt công ty, năng lực và kinh nghiệm của họ.

     - Cơ sở hạ tầng: Trang thiết bị máy móc, số lượng máy, phương tiện vận chuyển, tài sản khác.

     - Thành tích, giải thưởng, chứng nhận

     - Kinh nghiệm của công ty: Cách thuyết phục khách hàng hiệu quả hơn hết là đưa ra những cái tên, số liệu, thành quả đã đạt được như danh sách khách hàng, danh sách các dự án đã triển khai.

2. Các bước làm hồ sơ năng lực hiệu quả

   Xác định mục đích

   Bước đầu tiên trong cách làm hồ sơ năng lực công ty đó là xác định mục đích sử dụng. Tùy từng mục đích mà bộ hồ sơ công ty sẽ bao gồm các đầu mục khác nhau. Vậy nên bạn cần xác định trước điều này và lên danh sách những thông tin cần thiết. Hãy đảm bảo đúng thông tin, đúng nhu cầu đối tác mong muốn.

   Lựa chọn phong cách thiết kế

   Để có thể làm một bộ hồ sơ năng lực công ty đẹp, đạt tiêu chuẩn thì bước thiết kế rất quan trọng. Bạn cần xác định trước một phong cách chủ đạo, xuyên suốt toàn bộ thông tin. Phong cách này có thể khác biệt, độc đáo, khác xa chuẩn mực nhưng cần có sự phù hợp với thương hiệu của bạn.

   Cách làm hồ sơ năng lực công ty đẹp chính là chọn được một phong cách thiết kế phù hợp. Bạn có thể nhờ những đơn vị thực hiện chuyên nghiệp tư vấn. Họ có đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, biết đâu sẽ là phong cách phù hợp nhất với bạn.

   Sử dụng hình ảnh chân thực

   Không chỉ đàn ông mới yêu bằng mắt, mà bất kì ai cũng sẽ bị chinh phục bởi những hình ảnh đẹp và bắt mắt. Sử dụng các hình ảnh chân thực, “ độc nhất” và mới nhất thay vì sử dụng những bức ảnh tràn lan trên mạng hay đã quá lâu trước đó, sẽ giúp cho bộ hồ sơ năng lực công ty trở nên cuốn hút hơn rất nhiều.

   Xác định nội dung, sứ mệnh

   Nếu bạn muốn khách hàng có ấn tượng, chú ý đến bộ hồ sơ năng lực của mình hãy xây dựng nội dung, sứ mệnh thật tốt. Bạn nên đi sâu vào thực tế và viết ra những giá trị mà mình sẽ mang lại cho khách hàng. Hãy cho họ biết vì sao nên chọn bạn thay vì những đối thủ khác trong ngành.

   Tuân thủ các nguyên tắc đầy đủ – cô đọng – sắp xếp logic – mang dấu ấn riêng. Nếu không muốn làm khách hàng bị rối trí, thay vào đó hãy

     -  Lựa chọn những thông tin quan trọng và súc tích nhất.

     -  Làm doanh nghiệp mình nổi bật bằng các thông tin hữu ích đi kèm hình ảnh.

     -  Việc sắp đặt nội dung phải được thể hiện một cách có chủ đích, sắp đặt logic giúp người xem có thể dễ dàng nắm rõ được mọi thông tin về doanh nghiệp.

Chụp ảnh phục vụ nội dung

Sẽ chẳng có khách hàng nào thích một bộ hồ sơ năng lực toàn lấy ảnh trên mạng. Chúng sẽ cho thấy khả năng làm việc của công ty chưa tốt, chưa có các sản phẩm làm thực tế. Vậy nên đừng tiếc công sức mà hãy chụp một bộ ảnh thật tử tế.

Những bức ảnh thực tế sẽ giúp cách làm hồ sơ năng lực công ty trở nên chân thật hơn. Khách hàng có thể nhìn vào đây để so sánh và đưa ra lựa chọn tốt nhất.

Sử dụng định dạng rõ ràng thống nhất ( font chữ, kiểu chữ, kích thước)

Bạn cần đảm bảo định dạng trong bộ hồ sơ năng lực của mình phải thống nhất rõ ràng. Mọi thứ từ font chữ, kiểu chữ, kích thước phải đồng nhất với nhau. Đừng dùng những gì không liên quan đến ngành nghề của mình, chúng chỉ khiến bạn mất đi sự chuyên nghiệp mà thôi.

Thiết kế bố cục dàn trang

Bạn cần thiết kế profile công ty nên sắp xếp các nội dung, hình ảnh một cách khoa học, có tính thẩm mỹ cao. Những người thực hiện sẽ cần làm một bước đó là dàn trang.  Một bộ hồ sơ năng lực công ty được coi là đạt chuẩn thường sẽ có từ 20 – 32 trang giấy. Đây là số lượng chuẩn, không quá ít cũng không quá dài, đủ để đưa ra những thông tin cần thiết cho khách hàng.

Cách làm hồ sơ năng lực công ty rất đơn giản, bạn chỉ cần đảm bảo có đầy đủ các thông tin liên quan như:

  - Giới thiệu tóm tắt về công ty, doanh nghiệp

  - Lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh

  - Sản phẩm, dịch vụ cung cấp

  - Các dự án đã từng thực hiện

  - Điểm mạnh của doanh nghiệp

  - Lời cam kết khi làm việc

Trong quá trình thực hiện, người thiết kế cần dàn trang các thông tin sao cho phù hợp nhất. Màu sắc trong bộ hồ sơ năng lực cần có tông màu chủ đạo, thiết kế theo cùng một phong cách.

Sử dụng lời kêu gọi, cam kết, thông tin liên hệ

Hãy tăng giá trị cho doanh nghiệp bằng cách thêm vào những lời kêu gọi, cam kết, thông tin liên hệ rõ ràng. Hãy đặt mình vào vị trí của khách hàng để biết họ cần gì, họ muốn gì. Từ đó, bạn có thể đưa ra được lời kêu gọi hành động mua hàng, sử dụng dịch vụ tốt nhất. Tốt nhất hãy dùng những hình ảnh thực tế, cam kết rõ ràng để tăng sự tin tưởng từ khách hàng.

Kiểm duyệt và hoàn thiện

Trong cách làm hồ sơ năng lực công ty, bạn cần chú ý kiểm duyệt và hoàn thiện nội dung cuối cùng, không xảy ra bất kỳ sai sót này. Đây là việc rất quan trọng vì đây là bộ mặt của cả công ty. Nếu có thông tin không đúng, sai sót sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến giá trị, hình ảnh công ty trong mắt khách hàng, đối tác.

Tìm đối tác in ấn

Đây là việc cuối cùng bạn cần làm để hoàn thiện một bộ hồ sơ năng lực công ty. Quá trình này cần thực hiện nghiêm ngặt, đánh giá kỹ lưỡng và lựa chọn nhà in uy tín. Để đảm bảo bộ hồ sơ năng lực đạt màu chuẩn, chất lượng tốt, bạn nên thực hiện in mẫu một vài quyển. Trong trường hợp màu sắc không tốt, chất lượng giấy kém thì nên yêu cầu nhà in xem xét và điều chỉnh lại.